Informe de relevamiento 22/04

Como el alumno Alexis Soifer supuestamente no hizo nada, lo siguiente no lo debe haber echo él:

Informe de relevamiento. Resolución del conjunto de entrevistas.

El negocio Class, se dedica a vender artículos de marroquinería, tales como carteras, valijas, portafolios, mochilas, cinturones, billeteras, y varios productos de regalos y viaje. El local, ubicado en Corrientes 1234, está dividido en: un depósito ubicado en el subsuelo, el local propiamente dicho, que posee un frente amplio, y varios mostradores por dentro, y, ubicada arriba, la oficina desde la cual se manejan todos los temas relacionados con la contabilidad del mismo.

El negocio funciona desde la mañana hasta la noche y posee cuatro empleados, entre los cuales hay dos encargados, y a su vez un gerente, que a su vez es el dueño, y la persona que recibió al entrevistante.
Class, no posee sucursales y por el momento no planea tenerlas. Tampoco se dedica a la fabricación de sus productos, ya que compra todo de distintas fábricas. En referencia a sus proveedores, posee varios, por tipos de producto y por marca, ya que cada uno le ofrece distintos precios y calidades.
Los medios de pago que utiliza son cheque, efectivo y también posee cuentas corrientes con sus proveedores. Cuando vende acepta tarjetas de crédito y débito, además del efectivo con el que ofrece descuentos en las compras.
El entrevistante se adentró acerca de cómo se organizaban sus productos.
Todos los productos se encuentran en el libro “master” donde son anotados todos los productos del local y allí figuran el nombre de la empresa, el del producto, el precio de compra escrito en un código interno, el precio de venta al público, el código del fabricante y el código del local.
El código de cada producto, es puesto basándose en el tipo, ya que las carteras van del 4000 al 5000, las valijas del 5000 al 6000, etc.

Para consultar los precios, los vendedores disponen de los libros de venta. Estos últimos solo tienen tres datos: Código del producto, precio, y uno opcional: el descuento. El descuento se marca en una columna ubicada a la izquierda del precio. Los libros se encuentran en cada mostrador para que cada vendedor disponga de uno de estos, y acompañe al cliente personalmente a escoger el producto que desea guiándolo por los precios y tipos. La desventaja de estos libros es que si se desea cambiar el precio o descuento de un producto se debe buscar cada libro, cada código, y ahí sí, cambiar el precio.

En cuanto a los pedidos ocurre el siguiente proceso:
Un empleado nota la ausencia de un producto cuando no lo tiene, o cuando tiene que reponerlo varias veces, entonces le dice a un encargado que hay que reponer x producto, y este último llama al fabricante, o se dirige personalmente a la fabrica.
Si se llama al fabricante, al pedido se lo anota en una hoja de cuaderno, con los siguientes datos: Nombre del fabricante en el margen, fecha del pedido, y colores. De ahí en delante se forman columnas que contienen: código asignado por el local, código del fabricante, “palitos” que marcan el stock actual del producto en la columna de su color (cada palito es un producto) y al lado un número que indica el pedido realizado.
En caso que el pedido se realice personalmente el fabricante emite una nota de pedido donde tiene la cantidad pedida y el producto.

Una vez recibido el pedido el primer paso es controlar: cantidad y precio. Si el control resulta correcto, se procede a encontrar fallas en los productos, y luego se los lleva al depósito. En cambio si se encuentran fallas, se utiliza un procedimiento que explicaré luego.
Por otro lado, si el control de cantidad y precio resulta incorrecto puede ser por dos causas: precio, o cantidad. En caso de un cobro de más se recibe una nota de crédito o directamente el dinero por parte del proveedor, en caso contrario se deja pasar. Si el error está en la cantidad, ya sea porque vinieron más productos que los pedidos o menos, se puede aceptar o no, es decir que tal vez la mercadería sea tomada de todas formas. En cambio, si no se quiere tomar, se devuelve la mercadería y se recibe una nota de crédito por parte del proveedor.

En cuanto a las fallas:
Si se encuentran fallas en los pedidos, se devuelven los productos para ser reparados o cambiados. Cuando un producto se devuelve, se recibe una nota de crédito, y cuando se vuelve a entregar el producto se vuelve a facturar.
Tema garantía:
Cuando un producto es devuelto al local se le entrega un remito al cliente y una copia queda para el local. Esta copia del remito se la coloca en alguna parte del producto, y este es devuelto a la fabrica, quien le entrega otro remito (recordemos que el remito del local esta en algún bolsillo del producto a cambiar). Luego de un tiempo vuelve el mismo producto arreglado, o nuevo con el remito en el bolsillo en el que se lo colocó antes. Este proceso termina cuando viene la persona que cambió el producto, dice la descripción y se corrobora con el remito que lleva el producto.
En esta etapa se encontraron muchos problemas: ¿Qué pasa si no se encuentra el remito que se encuentra en el bolsillo del producto cuando vuelve del proveedor?, ¿Qué ocurre si el cliente pierde el remito?, o ¿Qué pasa si los empleados se olvidan que enviaron un producto?.

Como se registran las ventas y se realizan las reposiciones:
Al vender los productos los empleados los van anotando en una lista en común y 2 veces por día los empleados se llevan la lista al depósito para hacer la reposición. No utilizan remito interno debido a que el depósito y el local están ubicados uno debajo del otro respectivamente.
En esta etapa es cuando se dan cuenta que falta un producto. Es decir: cuando falta un producto ya es tarde para reponerlo, porque habrá que esperar hasta recibir el producto.

Recambios:
Para el recambio de productos se toma en cuenta la temporada y la cantidad de pedidos que recibe. Los parámetros de venta que se toman son a ojo de los vendedores.

Comisión:
Los gerentes reciben comisión los días sábados.

Adelantos de sueldo:
El gerente los controla, y los otorga en casi todos los casos pedidos.

Administración con bancos:
Este punto falta profundizarlo, pero en una primera y breve entrevista de este tema luego del manejo del stock el gerente lleva un libro donde tiene un debe y paga. Él le paga a proveedores utilizando cheques, y lleva en este cuaderno el saldo de su cuenta. También registra aquí los depósitos.

Problemáticas del local:

Manejo del stock, ya sea para realizar los pedidos o las reposiciones diarias.

Un empleado manifestó en la entrevista: “Cuando viene un cliente y pide una mercadería, tenemos que ir a fijarnos abajo donde esta, y si hay, luego le podemos decir que no, y cuando pide otra tenemos que ir abajo nuevamente, nos sería útil saber que hay abajo”

En el cambio por garantía no hay un buen control del producto en todo su recorrido.

Se pueden pasar por alto productos más o menos vendidos por temporada y las decisiones a tomar podrían no ser siempre las correctas.

Se toma mucho tiempo para contar los productos vendidos y también para ver la facturación diaria.